Lançar Conta a Pagar Manual

Este guia explica, passo a passo, como registrar uma Conta a Pagar Manual no sistema NuvCar e o que acontece em cada etapa do processo. É indicado para qualquer usuário operacional (financeiro, administrativo, gestor), sem conhecimento técnico.

Para a visão geral do módulo (lista, filtros, pagamento de parcelas, estornos, renegociação, tipos especiais), veja o manual principal: Contas a Pagar.

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Disponibilidade por plano

Disponível em todos os planos (Básico, Profissional, Avançado).

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1. O que é uma "Conta a Pagar Manual"?

Uma Conta a Pagar representa um valor que a sua empresa tem a obrigação de pagar para alguém no futuro (ou imediatamente). No NuvCar, contas a pagar podem nascer de várias origens:

• Compra — gerada automaticamente a partir de uma ordem de compra/entrada de notas.
• Despesa Fixa — contas recorrentes e previsíveis (aluguel, internet, folha).
• Despesa Variável — contas pontuais que variam de valor (combustível, frete).
• Manual — criada à mão, por um usuário, sem vínculo com ordem de compra.
• Renegociação — criada quando dívidas antigas com fornecedores são renegociadas.
• Comissão — valor devido a vendedores/parceiros.
• Crédito de Carcaça (Core Credit) — valor de troca/devolução de peça.
• Quebra de Caixa — diferença negativa apurada em fechamento de caixa.
• Folha de Pagamento — salários e encargos de funcionários.

A Conta a Pagar Manual é o lançamento feito diretamente pelo usuário, usado quando o valor a pagar não tem origem em outro documento do sistema (compra, folha, comissão, etc.).

Quando usar o tipo "Manual"?

Use sempre que precisar registrar uma saída de dinheiro que não passou por um fluxo automático, por exemplo:

• Conta de luz, água, telefone ou internet (se não for cadastrada como despesa fixa).
• Reembolso a um cliente fora do fluxo da venda.
• Pagamento avulso a um prestador de serviço sem nota.
• Multa de trânsito, taxa ou tributo avulso.
• Qualquer saída que não se encaixe nos demais tipos.

Dica: se a despesa tem fornecedor fixo e se repete (aluguel, internet, folha), prefira o tipo "Despesa Fixa" e ative a repetição automática (explicado adiante). Para despesas únicas, use "Manual".

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2. Permissões necessárias

Para registrar uma conta a pagar manual, o seu usuário precisa ter a permissão "Contas a Pagar — Criar".

Se você não conseguir acessar o botão ou a tela, fale com o administrador do sistema da sua empresa.

Outras permissões relacionadas que podem ser úteis:

• Listar — para ver a tela de contas a pagar.
• Visualizar — para abrir o detalhe de uma conta.
• Editar — para alterar uma conta já criada.
• Cancelar — para cancelar uma conta.
• Aprovar — para aprovar ou rejeitar contas pendentes de aprovação.
• Pagar (Realizar Pagamento) — para registrar pagamentos das parcelas.
• Estornar Pagamento — para desfazer um pagamento lançado por engano.
• Renegociar — para renegociar uma conta em aberto.

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3. Como acessar a tela de Contas a Pagar

1. No menu lateral, clique em "Financeiro".
2. Na página do hub Financeiro, clique no card "Contas a Pagar" (ícone de seta para cima, com o texto "Títulos, parcelas e pagamentos").
3. Você será levado à lista de todas as contas a pagar da empresa selecionada.

No topo dessa lista, você verá:

• Um botão "Importar" — para importar várias contas de planilha (não é o foco deste manual).
• Um botão "Nova Conta a Pagar" — é este que vamos usar.

Clique em "Nova Conta a Pagar".

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4. Passo a passo da criação

A tela de criação é dividida em blocos:

1. Dados Principais — informações do título.
2. Repetição Automática (opcional) — para contas recorrentes.
3. Parcelas — quando você não escolhe uma condição de pagamento.
4. Classificação — categoria, centro de custo e tags.
5. Juros e Multa — regras que valem caso a conta vença sem ser paga.

Preencha conforme explicado abaixo. Campos marcados com asterisco vermelho (*) são obrigatórios.

Passo 4.1 — Selecionar o "Tipo de Documento"

Este é o primeiro campo e define o comportamento dos demais.

• Abra o seletor "Tipo de Documento".
• Escolha "Manual".

Ao escolher "Manual", o campo "Fornecedor" deixa de ser obrigatório (mas ainda pode ser preenchido) e o campo "Categoria Financeira" passa a ser obrigatório.

Outras opções do tipo (apenas para referência):

Passo 4.2 — Selecionar o Fornecedor (opcional para Manual)

• No campo "Fornecedor", abra o seletor.
• Escolha o fornecedor a que a conta se refere, caso exista no sistema.
• Se a despesa não tiver um fornecedor cadastrado (ex.: reembolso, multa), deixe em branco (a opção "Nenhum" fica selecionada).

Por ser do tipo "Manual", o campo pode ficar vazio.

Passo 4.3 — Escrever a Descrição (obrigatória)

• No campo "Descrição", digite um resumo claro e curto do que é esta conta (ex.: "Conta de luz — abril/2026", "Multa de trânsito — placa ABC1234", "Reembolso ao cliente João Silva").
• Limite: 255 caracteres.
• É um campo obrigatório para todos os tipos de conta a pagar.

Essa descrição aparece na lista de contas a pagar — é pela descrição que você vai identificar a conta depois. Capriche.

Passo 4.4 — Informar o Valor Total

• No campo "Valor Total", digite o valor total da conta (soma de todas as parcelas, se houver).
• O campo aceita valor em reais (R$), com vírgula para centavos. Ex.: 1.250,00.

O valor deve ser maior que zero. Não é permitido lançar conta com valor zero ou negativo.

Passo 4.5 — Informar a Data de Emissão

• No campo "Data de Emissão", clique no ícone de calendário e selecione a data em que o título está sendo emitido.
• Por padrão, vem preenchida com o dia de hoje.
• Formato exibido: dd/mm/aaaa.

Essa é a data em que a obrigação nasceu. Ela não é a data de vencimento — o vencimento é definido pelas parcelas (próximos passos).

Passo 4.6 — Escolher a Condição de Pagamento

A condição de pagamento define como a conta será dividida em parcelas e quando cada parcela vence.

• No campo "Condição de Pagamento", escolha uma das opções:
  • "Nenhuma (parcelas manuais)" — você vai definir cada parcela manualmente (valor e vencimento) no próximo bloco.
  • Uma condição cadastrada (ex.: "30/60/90 dias") — o sistema cria automaticamente as parcelas de acordo com a regra da condição escolhida.

As condições de pagamento são cadastradas previamente pelo administrador em Financeiro → Configurações → Condições de Pagamento.

Diferença em relação a "Contas a Receber"

Em "Contas a Pagar", se você não escolher uma condição de pagamento, é obrigatório definir as parcelas manualmente na seção seguinte. Não existe o conceito de "parcela única automática" — é você quem define.

Condições mensais: algumas condições podem estar cadastradas como mensais (ex.: "Financiamento 48x mensal"). Nesse caso, as parcelas caem sempre no mesmo dia do mês (ex.: emissão em 03/10 → parcelas em 03/11, 03/12, 03/01, …). Útil para financiamentos bancários e crediários.

Passo 4.7 — Ajustar a Data de Vencimento (opcional)

Quando você escolhe uma condição de pagamento, aparece um campo de data logo abaixo. Ele permite ancorar o vencimento em uma data diferente da data de emissão — útil quando o prazo combinado com o fornecedor não coincide com o dia em que você está lançando o título.

Este campo só aparece quando há uma condição selecionada. Se você escolheu "Nenhuma (parcelas manuais)", o campo não aparece porque você já define o vencimento de cada parcela manualmente no bloco seguinte.

O rótulo do campo muda conforme o tipo da condição:

• "Data de vencimento" — condições de parcela única (À Vista, Prazo Fixo). Define o vencimento da única parcela.
• "Data de vencimento da primeira parcela" — condições de múltiplas parcelas (Parcelado, Entrada + Parcelas). Ancora a primeira parcela em uma data específica; as demais se deslocam preservando o espaçamento da condição.

Regras:

• O campo é opcional. Se deixar em branco, os vencimentos são calculados a partir da data de emissão.
• Aceita datas anteriores ou posteriores à emissão (lançamentos retroativos e prospectivos).

Exemplo prático

• Condição escolhida: "30/60/90 dias" (parcelado)
• Data de emissão: 10/04/2026
• Data de vencimento da primeira parcela: 15/05/2026

Resultado: parcelas em 15/05, 14/06 e 14/07 (mantém 30 dias entre cada, mas a primeira vai para 15/05).

Passo 4.8 — Configurar Repetição Automática (opcional)

Logo abaixo da condição de pagamento aparece o bloco "Repetir automaticamente".

• Ative o interruptor (switch) "Repetir automaticamente" se esta conta se repete periodicamente (ex.: aluguel mensal, mensalidade).
• Ao ativar, aparecem dois campos adicionais:

Frequência (obrigatório se ativou a repetição)

Selecione com que periodicidade a conta se repete:

Encerrar em (opcional)

• Se a repetição tem um prazo para terminar, escolha a data final.
• Se deixar em branco, a conta se repete indefinidamente até ser interrompida manualmente.

Como funciona: cada vez que uma ocorrência chega, o sistema cria automaticamente um novo título com as mesmas parcelas e valores. Você não precisa lançar de novo todo mês.

Passo 4.9 — Definir as Parcelas Manualmente

Este bloco só aparece se você deixou "Condição de Pagamento" como "Nenhuma (parcelas manuais)".

No bloco "Parcelas" você define:

• Número de parcelas — de 1 até 360. Use o campo de quantidade.
• O sistema distribui automaticamente o valor total entre as parcelas (divisão igual) e calcula vencimentos a cada 30 dias a partir da data de emissão, como sugestão.
• Você pode ajustar cada parcela individualmente:
  • Alterar o valor (os números flutuantes podem não dividir exatamente — você ajusta a última parcela para fechar a conta).
  • Alterar a data de vencimento.
  • (Opcional) Definir Conta Financeira e Método de Pagamento previstos para cada parcela.
• Botões para adicionar ou remover parcelas individualmente.

Regra importante: a soma das parcelas tem que ser exatamente igual ao valor total da conta (com tolerância de 1 centavo). Se for diferente, o sistema exibe a mensagem:

"A soma das parcelas (R$ X) difere do valor total (R$ Y)"

Ajuste os valores até bater.

Exemplo prático

• Valor total: R$ 1.000,00
• "Nenhuma (parcelas manuais)" selecionada.
• Quantidade de parcelas: 3.

O sistema sugere automaticamente:

• Parcela 1: R$ 333,33 — venc. 20/05/2026
• Parcela 2: R$ 333,33 — venc. 19/06/2026
• Parcela 3: R$ 333,34 — venc. 19/07/2026

Você pode alterar qualquer um desses valores ou datas antes de salvar.

Passo 4.10 — Informar a Categoria Financeira (obrigatória para Manual)

• No campo "Categoria Financeira", escolha a categoria à qual esta conta pertence (ex.: Utilidades, Aluguel, Impostos, Folha).
• Apenas categorias ativas aparecem.
• Categorias podem ser exibidas com código + nome (ex.: 2.01 - Despesas Operacionais) ou só com o nome.

Para o tipo "Manual" (e também para "Folha de Pagamento"), este campo é obrigatório. Se tentar salvar sem categoria, aparece a mensagem: "Categoria é obrigatória para este tipo de documento".

A categoria é o que permite que esta despesa apareça de forma organizada nos relatórios financeiros e no DRE.

Passo 4.11 — Informar o Centro de Custo (opcional)

• No campo "Centro de Custo", selecione um centro de custo caso a sua empresa faça essa segregação (ex.: filial, departamento, projeto).
• Apenas centros de custo ativos aparecem.
• Pode ser deixado em branco.

Passo 4.12 — Aplicar Tags Financeiras (opcional)

• O bloco "Tags Financeiras" aparece como um conjunto de botões clicáveis (apenas se a empresa já cadastrou tags).
• Clique em quantas tags fizerem sentido para esta conta. Clique de novo para desmarcar.
• Tags são etiquetas livres (ex.: emergencial, campanha-maio, equipamento).

Você pode selecionar várias tags ao mesmo tempo.

Passo 4.13 — Escrever Observações (opcional)

• No campo "Observações", escreva qualquer nota livre que ajude a identificar a conta depois (ex.: "Boleto em anexo — pagamento via PIX").
• Limite: 1.000 caracteres.
• Pode ser deixado em branco.

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Passo 4.14 — Configurar Juros e Multa (opcional)

Este bloco define o que acontece com a parcela quando ela vence sem ser paga (juros/multa que a sua empresa tem que pagar a mais por atraso). Se não quiser contabilizar juros nem multa, deixe todos os campos em zero (valor padrão).

Tipo de Juros

• Simples (padrão) — os juros incidem sempre sobre o valor original.
• Composto — juros sobre juros (juros do mês seguinte incidem sobre o valor já acrescido).

Taxa de Juros Mensal (%)

• Percentual mensal de juros por atraso.
• Digite como percentual (ex.: 2 significa 2% ao mês).
• Valor mínimo: 0%. Valor máximo: 100%.

Taxa de Multa (%)

• Percentual único cobrado uma vez só, assim que o vencimento é ultrapassado (e o período de carência vence).
• Valor mínimo: 0%. Valor máximo: 100%.

Carência Juros (dias)

• Quantidade de dias após o vencimento durante os quais nenhum juro é aplicado.
• Ex.: 5 significa que os juros só começam a contar a partir do 6º dia de atraso.
• Padrão: 0.

Carência Multa (dias)

• Quantidade de dias após o vencimento durante os quais a multa não é aplicada.
• Padrão: 0.

Juros e multa são calculados automaticamente pelo sistema no momento de registrar o pagamento de uma parcela vencida. Você não precisa fazer a conta na mão.

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Passo 4.15 — Salvar

Ao terminar de preencher, você tem dois botões no rodapé:

• Cancelar — descarta tudo e volta para a lista.
• Criar Conta a Pagar — salva e registra a conta.

Clique em "Criar Conta a Pagar".

O que acontece ao salvar

1. O sistema valida todos os campos:

   • Se faltar algum obrigatório, aparece a mensagem em vermelho no campo e o salvamento é bloqueado.
   • Mensagens comuns:
     • "Descrição é obrigatória" — faltou preencher a descrição.
     • "Valor deve ser positivo" — valor está zero ou negativo.
     • "Data de emissão é obrigatória" — data não foi preenchida.
     • "Categoria é obrigatória para este tipo de documento" — faltou categoria (tipo Manual).
     • "Fornecedor é obrigatório para este tipo de lançamento" — faltou fornecedor (tipos Compra, Renegociação, Comissão, Crédito de Carcaça).
     • "Informe ao menos uma parcela" — escolheu "Nenhuma" mas não criou parcelas.
     • "A soma das parcelas (R$ X) difere do valor total (R$ Y)" — parcelas não fecham com o total.
     • "Selecione a frequência da recorrência" — ativou a repetição mas não escolheu a frequência.
     • "Máximo de 1000 caracteres" — observações estourou o limite.

2. Se tudo estiver correto, a conta é gravada e você vê uma notificação verde: "Conta a pagar criada com sucesso".

3. Você é redirecionado automaticamente para a lista de contas a pagar — a conta recém-criada já aparece lá.

4. Parcelas são geradas:

   • Se escolheu uma condição de pagamento, o sistema gera as parcelas conforme a regra dela.
   • Se escolheu "Nenhuma", as parcelas que você definiu manualmente são salvas.

5. Repetição automática: se você ativou a repetição, o sistema agenda a criação dos próximos títulos conforme a frequência escolhida. Cada nova ocorrência vira um título independente na lista. Para parar uma recorrência depois, veja a seção "Como parar uma conta a pagar recorrente" mais abaixo (seção 5.9).

6. Aviso de possível duplicata: se o sistema detectar que já existe uma conta parecida (mesmo fornecedor, mesmo valor, próxima da data de emissão), exibe um aviso amarelo listando os documentos suspeitos. Não impede o salvamento — é só um alerta para você conferir.

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5. O que acontece depois de criada?

5.1 Status da conta

Logo que nasce, uma conta a pagar pode ter dois conjuntos de estados:

Status de Aprovação

Algumas empresas exigem aprovação antes do pagamento. Estados possíveis:

Se a empresa não usa fluxo de aprovação, a conta já nasce pronta para pagamento — este status pode não aparecer.

Status de Pagamento

O status aparece na coluna da lista e no topo da tela de detalhes da conta.

5.2 Aprovar ou rejeitar (quando aplicável)

Se a sua empresa usa fluxo de aprovação e você tem a permissão "Aprovar":

• Na lista ou no detalhe, para contas com status "Pendente de Aprovação", aparecem os botões "Aprovar" e "Rejeitar".
• Aprovar libera a conta para pagamento.
• Rejeitar marca a conta como rejeitada — ela não poderá ser paga.

5.3 Tela de detalhes da conta

Depois de criada, clique sobre a conta na lista para abrir a tela de detalhes, que tem as abas:

• Parcelas — lista de parcelas com vencimento, valor, valor pago, saldo e botão "Pagar" em cada uma.
• Rateios — divisão do valor por categoria e por centro de custo (para contabilidade).
• Histórico — registro cronológico de tudo que aconteceu com a conta (criação, edições, pagamentos, estornos, cancelamento, aprovação, rejeição).

5.4 Registrar pagamento de uma parcela

Na aba Parcelas, cada linha tem um botão "Pagar". Ao clicar:

1. Abre a janela "Registrar Pagamento" com os campos:

   • Data do Pagamento — quando o dinheiro efetivamente saiu. (obrigatório)
   • Valor Principal — valor pago. Vem preenchido com o saldo da parcela, mas pode ser alterado para pagamento parcial. (obrigatório)
   • Juros — valor de juros pago. Se a parcela está vencida e tem taxa configurada, o sistema sugere automaticamente o valor calculado.
   • Multa — valor de multa pago. Também calculado automaticamente quando aplicável.
   • Desconto — valor de desconto obtido junto ao fornecedor (ex.: desconto por pontualidade). (opcional)
   • Conta Financeira — de qual conta bancária/caixa o dinheiro saiu. (obrigatório)
   • Método de Pagamento — dinheiro, PIX, cartão, transferência, boleto, etc. (obrigatório)
   • Tipo de Pagamento — normalmente "Normal". Opções: Perda, Renegociação, Automático.
   • Observações — texto livre (até 500 caracteres).

2. Ao confirmar, o sistema:

   • Marca a parcela como Paga (ou Parcialmente Paga, se o valor pago for menor que o saldo).
   • Debita o valor da conta financeira escolhida.
   • Atualiza o status geral da conta a pagar.
   • Registra o evento no histórico.

Atenção ao saldo: se o pagamento deixar a conta financeira com saldo negativo, o sistema exibe um aviso amarelo de "Saldo insuficiente" pedindo confirmação antes de permitir. Confira antes de confirmar.

5.5 Estornar um pagamento

Se um pagamento foi lançado por engano, você pode estornar:

1. Na aba Parcelas, expanda a parcela.
2. Localize o pagamento na lista e clique em "Estornar".
3. Confirme a ação.

Atenção: o estorno credita o valor de volta na conta financeira de onde ele saiu, restaurando o saldo. Use com cuidado.

5.6 Editar uma conta a pagar

Na lista ou nos detalhes, clique em "Editar" (disponível se a conta não estiver Paga nem Cancelada).

A edição é limitada — você pode alterar:

• Descrição.
• Observações.
• Categoria Financeira.
• Centro de Custo.
• Tags Financeiras.
• Tipo de Juros e Taxa de Juros Mensal.
• Taxa de Multa.
• Dias de carência (juros e multa).

Você não pode alterar depois de criar:

• Tipo de Documento.
• Fornecedor.
• Valor Total.
• Data de Emissão.
• Condição de Pagamento.
• Parcelas já geradas (valor/vencimento).
• Configuração de repetição automática.

Se precisar mudar valor, fornecedor ou parcelamento, o caminho correto é cancelar a conta e criar uma nova.

5.7 Renegociar uma conta

Se a sua empresa precisa renegociar uma dívida em aberto com o fornecedor:

• Nos detalhes, com permissão apropriada, clique em "Renegociar".
• O sistema cria uma nova conta do tipo "Renegociação" e marca a original como "Renegociado".

Disponível apenas se a conta não estiver Paga, Cancelada ou já Renegociada.

5.8 Cancelar uma conta a pagar

Na lista ou nos detalhes, clique em "Cancelar" e confirme.

Regras para cancelar:

• A conta não pode estar paga nem parcialmente paga.
• Nenhuma parcela pode ter pagamento lançado (valor pago deve ser zero).

Se houver qualquer pagamento, estorne antes e só depois cancele.

Uma conta cancelada permanece na base de dados com status "Cancelado" (para auditoria), mas não entra mais em contagens de "a pagar".

5.9 Como parar uma conta a pagar recorrente

Se você criou uma Conta a Pagar com "Repetir automaticamente" e agora precisa parar a geração das próximas ocorrências, existe uma ação dedicada — e ela funciona a partir de qualquer item da série (tanto a "conta pai", que foi a primeira criada, quanto qualquer ocorrência gerada depois).

Identificar uma conta recorrente

Contas que fazem parte de uma recorrência aparecem com um selo "Recorrente · ⟨frequência⟩" ao lado da descrição na lista de Contas a Pagar. Você também pode usar o filtro "Somente recorrentes" para ver apenas essas contas.

Pelo menu de ações na lista

1. Na lista de Contas a Pagar, localize qualquer conta da série.
2. Clique no menu ⋮ da linha.
3. Escolha "Parar recorrência" (só aparece em contas recorrentes e depende da permissão).
4. Confirme no dialog que aparece.

Pelo detalhe da conta

1. Abra o detalhe de qualquer conta da série.
2. Na seção "Recorrência" (aparece no topo, abaixo dos dados principais), clique em "Parar recorrência".
3. Confirme.

Se a conta aberta for uma ocorrência gerada (não a "pai"), aparece também um link "Ver recorrência mestre" que leva direto ao item pai — útil para auditar de onde veio aquela série.

O que acontece ao parar

• Nenhuma nova ocorrência é gerada dali em diante (o efeito é imediato).
• Ocorrências já existentes permanecem como estão — com suas parcelas, pagamentos e status intactos.
• Se você quiser remover ocorrências já geradas, cancele-as individualmente (seção 5.8 — regra de cancelamento continua valendo; se tiver pagamento, estorne antes).
• A conta "pai" continua existindo no histórico, apenas marcada como "Parada" — você pode abri-la e ver a seção de Recorrência com o status.

Usar data fim em vez de parar depois

Alternativa preventiva: se você já sabe desde o começo quando a recorrência deve terminar, preencha "Encerrar em" na criação (passo 4.8). O sistema para sozinho na data, sem necessidade de ação futura.

Resumo

Importante: parar a recorrência é praticamente definitivo — não há botão para "reativar" uma série parada. Se precisar voltar a gerar automaticamente, crie uma nova recorrência do zero.

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6. Dicas e erros comuns

Dicas

• Descrição clara: pense nela como o título que você veria numa lista — seja específico.
• Use a categoria certa. É a partir dela que a despesa aparece nos relatórios.
• Aproveite a repetição automática para contas fixas — evita ter que lançar o mesmo boleto todo mês.
• Verifique as parcelas manuais. Se estiver dividindo em parcelas manuais, confira se a soma fecha com o valor total — o sistema trava o salvamento se não fechar.
• Confira duplicatas. Se o sistema alertar sobre possíveis duplicatas, pare e verifique antes de seguir.
• Configure juros e multa no momento da criação — depois de vencer, o cálculo é automático.

Erros comuns e como resolver

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7. Resumo em uma tela

1. Financeiro → Contas a Pagar → Nova Conta a Pagar.
2. Tipo de Documento: Manual.
3. Descrição, Valor Total, Data de Emissão (obrigatórios).
4. Condição de Pagamento (ou "Nenhuma" + definir parcelas manualmente).
5. (Opcional) Data de vencimento (ou da primeira parcela) — ancora o vencimento em uma data diferente da emissão.
6. Repetir automaticamente (opcional — para contas recorrentes).
7. Categoria Financeira (obrigatória para Manual).
8. (Opcional) Fornecedor, Centro de Custo, Tags, Observações.
9. (Opcional) Juros e Multa.
10. Criar Conta a Pagar.
11. Acompanhe e registre pagamentos pela aba Parcelas nos detalhes.

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Se tiver dúvidas ou encontrar um comportamento diferente do descrito aqui, entre em contato com o suporte do NuvCar.