Adiantamentos

Este guia explica o módulo de Adiantamentos do NuvCar — quando sua empresa paga antes um valor a um colaborador ou fornecedor e depois compensa esse valor contra uma despesa/receita real.

Feito para financeiro, administrativo e gestor. Sem pré-requisitos técnicos.

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1. Disponibilidade por plano

Este módulo depende do recurso Fluxo de Caixa:

Se o menu "Adiantamentos" não aparecer, verifique com o administrador se o plano da empresa contempla Fluxo de Caixa. Criar, pagar, compensar e estornar adiantamentos exige essa funcionalidade ativa.

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2. O que é um "Adiantamento"?

Um adiantamento é um valor pago antes de existir a despesa ou receita final. Enquanto o valor ainda não foi abatido contra algo real, ele fica como ativo a compensar — dinheiro que saiu do caixa mas ainda não virou despesa.

Dois tipos

Como aparece nos relatórios

• Saída de caixa: acontece no pagamento do adiantamento. O saldo da conta financeira é debitado imediatamente.
• DRE: o pagamento do adiantamento não vira despesa. É movimento patrimonial (saiu de caixa, virou "direito a compensar"). A despesa aparece no DRE na hora da compensação, na categoria da conta a pagar/receber vinculada (ou na categoria informada quando a compensação é feita "livre").
• Fluxo de Caixa Projetado: adiantamentos em status Pendente ou Aprovado com data de vencimento preenchida entram como saída prevista naquela data. Filtros por conta/categoria/centro de custo ignoram adiantamentos (eles não têm categoria).
• "Adiantamentos em Aberto": o painel de saldos (Fluxo de Caixa → Saldos) mostra um card dedicado com o total de adiantamentos pagos e ainda não totalmente compensados, separado em Colaborador e Fornecedor.

Conceitos-chave

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3. Permissões necessárias

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4. Como acessar

1. Menu lateral → Financeiro → hub → Adiantamentos.
2. Lista de todos os adiantamentos da empresa.

Botões disponíveis no topo (conforme permissão):

• "Resumo" — abre a tela de totalizadores (ver seção 13).
• "Novo Adiantamento" — abre o formulário de criação.

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5. Ciclo de vida — os status

Todo adiantamento nasce como Pendente. A aprovação é opcional: quem tem permissão de pagar pode pagar diretamente um adiantamento Pendente — nesse caso ele pula de Pendente → Pago, sem passar por Aprovado.

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6. Criando um adiantamento — passo a passo

Clique em "Novo Adiantamento".

6.1 Tipo (obrigatório)

• Colaborador — adiantamento a funcionário cadastrado.
• Fornecedor — sinal a fornecedor cadastrado.

6.2 Descrição (obrigatória)

• Texto curto e claro. Ex.: "Vale — quinzena 15/04", "Sinal compra pneus — NF 123".
• Até 255 caracteres.

6.3 Valor (obrigatório)

• Valor total adiantado, em reais, positivo.

6.4 Data de Solicitação (obrigatória)

• Data em que o adiantamento está sendo solicitado.

6.5 Data de Vencimento (opcional)

• Data sugerida para quando o adiantamento deveria estar compensado (prazo de referência).
• Para adiantamentos Pendentes ou Aprovados, essa data é usada na projeção de fluxo de caixa como saída prevista.

6.6 Beneficiário (obrigatório conforme o tipo)

• Tipo = Colaborador → campo "Colaborador".
• Tipo = Fornecedor → campo "Fornecedor".
• Só aparecem registros ativos no seletor.

6.7 Observações (opcional)

• Texto livre, até 1.000 caracteres.

6.8 Criar

Clique em "Criar Adiantamento".

O que acontece

1. O sistema valida os campos.
2. Cria o adiantamento com status Pendente.
3. Número do documento é gerado automaticamente.
4. Valor restante = valor (nada compensado ainda).

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7. Aprovando um adiantamento (opcional)

Aprovação é um passo opcional — serve para ter o "aval formal" antes do pagamento. Quem pode pagar, pode pagar direto do Pendente.

• Na lista ou no detalhe, com status Pendente, clique em "Aprovar".
• Confirme.

Resultado: status muda para Aprovado.

Se o adiantamento não deve prosseguir, use Cancelar (seção 12). Não existe "rejeitar".

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8. Pagando um adiantamento

Quando o adiantamento está Pendente ou Aprovado, você registra o pagamento real.

1. Clique em "Pagar" na linha ou no detalhe.
2. Janela "Registrar Pagamento".

8.1 Data do Pagamento (obrigatório)

8.2 Conta Financeira (obrigatório)

• De qual conta o dinheiro saiu.
• Cartão de crédito não é aceito — o sistema filtra essas contas do seletor. Se você tentar usar cartão, o pagamento é bloqueado com a mensagem "Não é possível pagar um adiantamento com cartão de crédito."

8.3 Método de Pagamento (opcional)

• PIX, transferência, dinheiro etc.

8.4 Confirmar

Clique em "Registrar Pagamento".

O que acontece

1. O valor é debitado da conta financeira escolhida.
2. Status muda para Pago.
3. Data do pagamento, conta financeira e método de pagamento ficam salvos no registro.
4. O adiantamento passa a aparecer no card "Adiantamentos em Aberto" do painel de saldos.

Bloqueios possíveis

• Período contábil fechado. Se a data de pagamento cair em um mês já fechado em Fechamento de Período, o sistema bloqueia. Escolha outra data ou reabra o período (permissão necessária).

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9. Compensando um adiantamento

Aqui o adiantamento "vira despesa/receita real". A compensação abate parte ou todo do saldo restante contra uma Conta a Pagar, Conta a Receber ou Categoria.

No detalhe do adiantamento (com status Pago ou Parcialmente Compensado), clique em "Compensar".

A janela "Registrar Compensação" tem duas partes:

9.1 Valor e data

• Valor a compensar (obrigatório, ≤ saldo restante).
• Data da compensação (obrigatória).

9.2 Vincular contra (obrigatório — exatamente UMA opção)

Você precisa escolher um dos três caminhos:

Conta a Pagar

Usado quando a despesa real é uma conta a pagar (típico de adiantamento a fornecedor).

• Seletor de Conta a Pagar — só mostra contas não pagas e não canceladas, e exclui faturas de cartão de crédito (não dá para compensar adiantamento contra fatura de cartão).
• (Opcional) Seletor de Parcela específica — se você não escolher, o sistema usa a parcela mais antiga em aberto da conta.

Conta a Receber

Usado quando o funcionário deve algo à empresa (típico de adiantamento a colaborador).

• Seletor de Conta a Receber em aberto.
• (Opcional) Seletor de Parcela — mesma lógica da Conta a Pagar.

Categoria

Usado quando não há uma Conta a Pagar ou Conta a Receber específica a vincular — você compensa "livre" contra uma categoria financeira.

• Seletor de Categoria Financeira.
• A despesa/receita aparece no DRE nessa categoria, na data da compensação.

9.3 Método de Pagamento (opcional)

• Se não informar, o sistema herda o método usado no pagamento original do adiantamento.

9.4 Observações (opcional, até 500 caracteres)

9.5 Confirmar

Clique em "Compensar".

O que acontece

1. A compensação é criada com status ATIVA.
2. O saldo restante do adiantamento diminui pelo valor da compensação.
3. Se a compensação foi contra Conta a Pagar ou Conta a Receber, o sistema registra automaticamente um pagamento/recebimento naquela conta (abatendo o saldo dela). Esse lançamento não aparece como saída duplicada no fluxo de caixa — o dinheiro já havia saído no pagamento do adiantamento.
4. O status do adiantamento é atualizado:
   • Saldo zero → Compensado.
   • Ainda sobra saldo → Parcialmente Compensado.

Bloqueios possíveis

O sistema valida várias coisas. Se algum critério falhar, a compensação é bloqueada com mensagem clara:

• "Informe exatamente um vínculo." — você não escolheu nenhum dos três (Conta a Pagar / Conta a Receber / Categoria).
• "Escolha apenas um vínculo." — escolheu mais de um (a tela previne isso, mas caso passe, o sistema bloqueia).
• "Conta a pagar com status CANCELADO/PAGO não aceita compensações." — a conta a pagar escolhida já foi liquidada ou cancelada.
• "Não há parcelas em aberto nesta conta a pagar para compensar." — todas as parcelas da conta estão pagas/canceladas.
• "O valor da compensação excede o saldo da conta a pagar (R$ X)." ou "...da parcela (R$ Y)." — valor alto demais.
• "Não é possível compensar adiantamento contra fatura de cartão de crédito."
• "Data do pagamento pertence a uma fatura já fechada." — a data da compensação cai em mês já fechado contábilmente.
• "Adiantamento sem conta financeira de origem — pague o adiantamento antes de compensar." — tentativa em adiantamento ainda Pendente/Aprovado.
• "Forma de pagamento obrigatória..." — quando o adiantamento não tem método de pagamento salvo e a compensação precisa de um. Informe o método na hora de compensar.

9.6 Ver as compensações feitas

No detalhe do adiantamento, tabela "Compensações" lista cada compensação com:

• Data, valor, status, observação, vínculos (Conta a Pagar / Conta a Receber / Categoria).
• Status:
  • Ativa — compensação em vigor.
  • Estornada — compensação revertida; passe o mouse no badge para ver o motivo do estorno e quando foi estornada.
• Compensações estornadas ficam na lista (não são deletadas) — são preservadas para auditoria.

9.7 Estornar uma compensação

Errou valor, data ou vínculo? Dá para estornar compensações com status ATIVA.

1. Na tabela Compensações, clique no ícone de desfazer ↶ na linha.
2. Na janela "Estornar Compensação", informe o motivo do estorno (obrigatório, até 500 caracteres).
3. Confirme.

O que acontece

• A compensação muda para status ESTORNADA.
• A data do estorno e o motivo ficam registrados para auditoria.
• O saldo restante do adiantamento volta a crescer.
• O valor compensado diminui.
• O status do adiantamento é revertido:
  • Se as compensações ativas voltam a somar zero → volta para Pago.
  • Se ainda há alguma compensação ativa → fica Parcialmente Compensado.
• Se a compensação abatia uma Conta a Pagar ou Conta a Receber, o pagamento/recebimento gerado por ela é desfeito, reabrindo o saldo da conta vinculada.

Bloqueios possíveis

• "Esta compensação já foi estornada." — o botão só aparece em compensações ATIVA, mas é idempotente.
• "Período contábil fechado" — se a data da compensação original cai em mês fechado.

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10. Editando um adiantamento

No detalhe, clique em "Editar".

O que pode ser alterado

• Observações.
• Data de vencimento.

O que NÃO pode ser alterado

• Tipo, valor, beneficiário, data de solicitação.

Para corrigir esses campos: cancele o adiantamento (se ainda não houver compensações — ver seção 12) e crie um novo.

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11. Cancelando um adiantamento

Na lista ou no detalhe, clique em "Cancelar" e confirme.

Regras para poder cancelar

• O adiantamento não pode estar Cancelado (já cancelado).
• O adiantamento não pode ter compensações (nem ativas, nem — na prática — registradas que contem como obstáculo).

Resumindo por status:

O adiantamento cancelado continua no histórico com status Cancelado, mas não entra em totalizadores de "em aberto".

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12. Como o adiantamento aparece nos relatórios (visão do comportamento real)

12.1 Fluxo de Caixa — Realizado

• Pagamento do adiantamento (Aprovado/Pendente → Pago) aparece como saída de caixa na data do pagamento.
• Compensação NÃO aparece como saída. O dinheiro já saiu antes; compensação é movimento interno.
• Pagamento da Conta a Pagar ou Conta a Receber abatida via compensação não gera saída duplicada — o sistema evita essa duplicação automaticamente.

12.2 Fluxo de Caixa — Projetado

• Adiantamentos Pendentes ou Aprovados com data de vencimento preenchida entram na projeção como saída prevista na data de vencimento.
• Quando você filtra o fluxo projetado por conta, categoria ou centro de custo, adiantamentos são ignorados (eles não têm categoria/centro de custo). Eles só entram no projetado quando o filtro é "geral".

12.3 DRE (Competência e Caixa)

• Pagamento do adiantamento não aparece como despesa. É patrimonial (virou ativo a compensar).
• Despesa/receita é reconhecida na data da compensação, usando:
  • A categoria da Conta a Pagar ou Conta a Receber vinculada — se a compensação foi contra uma delas.
  • A categoria escolhida — se a compensação foi "livre" contra Categoria.

12.4 Painel de Saldos (Fluxo de Caixa → aba Saldos)

• Card dedicado "Adiantamentos em Aberto" mostra o total de adiantamentos pagos e ainda não totalmente compensados.
• Quebra por tipo: Colaborador e Fornecedor.
• O valor não entra no "Saldo total disponível" — é ativo a compensar, não caixa.

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13. Resumo de Adiantamentos (tela dedicada)

Se você tem a permissão "Resumo de adiantamentos", aparece o botão "Resumo" no topo da lista de adiantamentos.

A tela mostra:

13.1 Totalizadores (cards do topo)

• Total solicitado — soma dos valores de todos os adiantamentos filtrados.
• Já compensado — o que já foi abatido.
• Em aberto — o que ainda falta compensar.

13.2 Filtro por tipo

• Todos / Apenas Colaboradores / Apenas Fornecedores.

13.3 Por tipo

• Breakdown Colaborador vs. Fornecedor com solicitado, compensado e em aberto.

13.4 Por entidade (colaborador/fornecedor)

• Tabela ordenada por em aberto (desc) mostrando:
  • Tipo, Nome, Quantidade de adiantamentos agrupados.
  • Solicitado, Compensado, Em aberto.

Útil para identificar quem tem mais adiantamentos abertos e priorizar compensações.

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14. Dicas e erros comuns

Dicas

• Use descrições úteis. "Vale 15/04 — João Silva" é melhor que "Vale".
• Preencha a data de vencimento — ela alimenta a projeção de caixa.
• Compense rápido. Adiantamento em aberto por muito tempo é risco de esquecimento ou perda.
• Informe motivo claro ao estornar uma compensação — ajuda em auditoria futura.
• Use "Compensar contra Categoria" quando a despesa não tem uma Conta a Pagar ou Conta a Receber específica (ex.: colaborador usou o vale para uma compra sem nota).
• Revise o Resumo mensalmente para priorizar compensações.

Erros comuns

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15. Resumo em uma tela

1. Financeiro → Adiantamentos → Novo Adiantamento.
2. Preencha Tipo, Beneficiário, Descrição, Valor, Data de Solicitação. Opcional: Data de Vencimento (alimenta o projetado).
3. Criar → status Pendente.
4. Aprovar (opcional) ou Pagar direto.
5. Pagar: escolhe a conta financeira (cartão de crédito não é aceito). Valor sai do caixa, vira ativo a compensar.
6. Compensar (uma ou várias vezes): escolhe um de Conta a Pagar, Conta a Receber ou Categoria. A despesa/receita entra no DRE na data da compensação.
7. Estornar compensação: obrigatório informar motivo; compensação fica como ESTORNADA para auditoria.
8. Cancelar: só se não houver compensações. Se pago, o valor é devolvido automaticamente à conta.
9. Resumo: tela dedicada com totalizadores por tipo e por entidade.

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Dúvidas ou comportamento diferente do descrito aqui? Entre em contato com o suporte do NuvCar.

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